Anleitung: Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen

Navigieren Sie zu „Settings“ (in der Feature Sidebar ganz unten) → „My Staff“. Hier können Sie Ihre bestehenden Mitarbeiter filtern und bearbeiten oder neue Mitarbeiter hinzufügen.

Vorgang zum Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters

Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche mit der Aufschrift „+ Add Employee“, wie Sie im folgenden Bild sehen können.

User Info

Der erste Schritt im Erstellungsprozess besteht darin, allgemeine Informationen über den Benutzer hinzuzufügen, darunter „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“, „Telefon“ (bitte geben Sie die Telefonnummer im folgenden Format an: „+43 660 1122334“ oder “0660 1122334” – die Leerzeichen sind die Standardeinstellung).

Wenn Sie für Ihren neuen Mitarbeiter ein Passwort festlegen möchten, können Sie dies hier in den erweiterten Einstellungen (advanced Settings) tun. Andernfalls erhält der neue Mitarbeiter eine E-Mail mit Details zur Kontoaktivierung und der Aufforderung, ein neues Passwort festzulegen.

Sie haben auch die Möglichkeit, ein Profilbild bereitzustellen.

Wenn Sie weiter nach unten scrollen, sehen Sie, dass wir einen Kalender mit dem von uns erstellten Mitarbeiter verknüpfen können. Danach können wir Einstellungen bezüglich einer E-Mail-Signatur für unseren neuen Benutzer hinzufügen.

Roles & Permissions

Hier können wir Berechtigungen von einem bereits vorhandenen Benutzer kopieren, indem wir zur Schaltfläche „Copy Permission“ in der oberen rechten Ecke navigieren. Wählen Sie aus, von welchem Benutzer Sie die Berechtigungen kopieren möchten, und wenden Sie sie an.

Wählen Sie die gewünschte Benutzerrolle, entweder „Admin“ oder „User“, und den Datensichtbarkeitsbereich (Data Visibility Scope) – „Only Assigned Data“ ist eine großartige Möglichkeit, um zu verhindern, dass Vertriebsmitarbeiter die Leads, Opportunities und Conversations der anderen sehen. Die Mitarbeiter sehen dann nur die Daten, die ihnen gehören.

Unterschiede zwischen Benutzer (User) und Administrator

Und jetzt sehen Sie eine Liste unserer detaillierteren Berechtigungen für bestimmte Features/Funktionen. Sie können die „Funktion“ entweder als Ganzes für den Mitarbeiter deaktivieren oder die Kontrollkästchen verwenden, um den Zugriff wie beschrieben einzuschränken.

• Account Settings

• Account Tools

• Automation

• Blogs

• Calendars

• Certificates

• Communities

• Contacts

• Conversations

• Dashboard

• Funnels

• Integrations

• Marketing

• Medias

• Memberships

• Opportunities

• Payments

• Reputations

• WordPress

Call & Voicemail Settings

Im Abschnitt „Anruf- und Voicemail-Einstellungen“ können Sie anpassen, wie Anrufe für einen bestimmten Mitarbeiter verwaltet werden. Weisen Sie bei Bedarf eine eingehende Nummer zu oder richten Sie Weiterleitungsoptionen ein, um Anrufe an die Web-App, die mobile App oder eine bestimmte Telefonnummer weiterzuleiten. Konfigurieren Sie die Standardkanäle für „Alle anrufen“ und IVR (Interactive Voice Response), um sicherzustellen, dass Anrufe über die bevorzugten Plattformen abgewickelt werden. Laden Sie außerdem eine personalisierte Voicemail-Nachricht im MP3- oder WAV-Format hoch, die abgespielt wird, wenn der Mitarbeiter Anrufe nicht beantworten kann. Passen Sie das Timeout für eingehende Anrufe an, um festzulegen, wie lange das System wartet, bevor es zur Voicemail umleitet. Für ein optimales Kundenerlebnis wird eine Dauer von 20 Sekunden oder weniger empfohlen.

User Availability

Im Abschnitt „Benutzerverfügbarkeit“ können Sie die Arbeitszeiten und bevorzugten Besprechungsorte für jeden Mitarbeiter festlegen und so eine nahtlose Planung und optimierte Ressourcenzuweisung gewährleisten. Über die intuitive Benutzeroberfläche können Sie für jeden Wochentag bestimmte Verfügbarkeitszeiträume festlegen und eine bevorzugte Zeitzone zuweisen. Zu den Optionen für Besprechungsorte gehören benutzerdefinierte Einträge, integrierte Tools wie Zoom, physische Adressen oder Telefonanrufe, die Flexibilität bieten, um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Einrichtung stellt sicher, dass die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder perfekt mit den Kundenanforderungen und internen Planungsanforderungen übereinstimmt, was eine reibungslose Zusammenarbeit und Zeitverwaltung ermöglicht.

Calendar Configuration

Im Abschnitt „Kalenderkonfiguration“ können Sie Kalender von Drittanbietern integrieren, um die Buchung und Planung neuer Mitarbeiter zu optimieren. Durch die Verbindung von Kalendern wie Google oder Outlook können Sie die Verfügbarkeit synchronisieren und Termine effektiv verwalten. Dies gewährleistet eine nahtlose Planung und verhindert Doppelbuchungen, indem Echtzeit-Updates zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter bereitgestellt werden. In diesem Setup können Sie auch Videokonferenzoptionen konfigurieren, um sie an Ihre Besprechungspräferenzen anzupassen und so ein einheitliches und effizientes Planungssystem für das gesamte Team sicherzustellen.

Klicken Sie nun auf einem beliebigen Bildschirm auf „Save“ und der Benutzer wird erstellt.

Notification Settings

Die Benachrichtigungseinstellungen ermöglichen es Ihnen, festzulegen, wie Benutzer Updates und Hinweise erhalten. Nachdem ein Mitarbeiter erstellt und gespeichert wurde oder bei der Bearbeitung eines bestehenden Benutzers, wird dieser Abschnitt zur Konfiguration verfügbar. Hier können Sie Benachrichtigungen für verschiedene Aktivitäten wie Konversationen, Aufgaben, WordPress-Käufe und Bewertungen von Plattformen wie Facebook und Google aktivieren oder deaktivieren. Die Benachrichtigungen können über mehrere Kanäle wie In-App (inkludiert Web-App und unsere Mobile App), E-Mail oder SMS bereitgestellt werden, um Flexibilität und zeitnahe Updates sicherzustellen. Beispielsweise können Sie Erinnerungen für anstehende Aufgaben einrichten, Benachrichtigungen für neue Nachrichten erhalten oder Kundenbewertungen effizient verfolgen. Passen Sie diese Einstellungen an, um den Arbeitsabläufen und Kommunikationspräferenzen Ihres Teams optimal zu entsprechen.