Übersicht: Voice AI Agents

Willkommen zum Übersichtsartikel von Voice AI Agents, einer innovativen Lösung, die Ihre Kundenkommunikation durch KI-gestützte Sprachinteraktionen automatisiert und optimiert. Mit Voice AI Agents können Unternehmen eingehende Anrufe effizient verwalten und gleichzeitig menschenähnliche, anpassbare Antworten liefern. Diese Technologie steigert die Produktivität, reduziert den Arbeitsaufwand und sorgt rund um die Uhr für ein nahtloses Kundenerlebnis.

In diesem Artikel erläutern wir, was Voice AI Agents sind, wo man sie findet und verwendet, wie man sie konfiguriert und geben weitere bewährte Methoden an, die Ihnen dabei helfen, das Beste aus dieser Funktion herauszuholen.

Derzeit ist dieses KI-Tool nur in der Sprache Englisch verfügbar. Wir arbeiten daran, die Sprachbarriere der Voice AI Agent-Funktion zu erweitern.

Was sind Voice-AI-Agenten?

Voice AI Agents sind virtuelle Mitarbeiter mit KI-Unterstützung, die eingehende Anrufe beantworten, mit Kunden interagieren, relevante Informationen sammeln und Anrufe nach Bedarf weiterleiten können. Diese Agents können individuell an den Kommunikationsstil und die Ziele Ihres Unternehmens angepasst werden. Voice AI Agents können Ihnen helfen:

• Beantworten Sie häufig gestellte Fragen
• Erfassen Sie Anruferdetails wie Namen, Kontaktdaten und Anrufabsicht
• Bearbeiten Sie eingehende Anrufe rund um die Uhr und stellen Sie sicher, dass keine Kundenkommunikationsgelegenheit verpasst wird
• Sorgen Sie für ein reibungsloses, automatisiertes Erlebnis und sparen Sie dabei Zeit und Ressourcen
• Der Voice AI Agent wird Ihren Anruf entgegennehmen wenn Sie Ihn nicht annehmen können

Voice-AI-Agenten lassen sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integrieren und sind somit ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Kundeninteraktionen ohne Kompromisse bei der Qualität.

Wo finde ich Voice-AI-Agenten?

Auf Voice-AI-Agenten zugreifen:

• Melden Sie sich bei Ihrem Wind Solutions-Konto an.
• Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu „Settings“ → „Voice AI Agents“ .

Hier können Sie mehrere Voice-AI-Agenten für verschiedene Telefonnummern erstellen und bearbeiten, die Sie im Abschnitt „Phone Numbers“ der Einstellungen gekauft haben.

Prozess zum Erstellen eines Voice AI Agent:

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu „Settings“ → „Voice AI Agents“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ create Agent“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Geben Sie allgemeine Informationen für Ihren Bot an. Geben Sie Ihrem AI Voice Agent einen Namen, legen Sie den Firmennamen für den Agenten fest und wählen Sie eine passende Stimme. Ab sofort haben Sie nur die Möglichkeit, eingehende/eingehende Anrufe zu verarbeiten. Geben Sie auch die erste Nachricht Ihres Voice AI Agents ein.

Indem Sie im Schritt „Agent Details“ des Erstellungsprozesses auf „Advanced Settings“ klicken, können Sie ein Anrufzeitlimit und eine Reaktionsgeschwindigkeit festlegen, wie Sie im Bild unten sehen können.

Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Weiter“, um zum nächsten Schritt des Erstellungsprozesses zu gelangen. Jetzt können Sie die Ziele Ihres Voice AI-Agenten festlegen. Sie haben die Möglichkeit, zwischen dem „Erweiterten Modus“ zu wechseln oder im einfachen Modus zu bleiben. Beachten Sie, dass dieser Modus Ihres Voice AI-Agenten nach der Erstellung nicht mehr gewechselt werden kann.

Standard-/Einfachmodus

Im Standard- oder Einfachen Modus eines Voice AI Agents können Sie folgende Einstellungen klären/bearbeiten:

• Vom Kontakt zu erfassende Details : Wählen Sie aus, welche Informationen der Bot vom Anrufer erfassen soll, z. B. Name, E-Mail, Adresse und Contacts
• Anrufzusammenfassungsnotiz : Eine Standardeinstellung, die hier nicht bearbeitet werden kann, ist, dass automatisch eine Anrufzusammenfassung als Notiz für den Kontakt erstellt wird.
• Einen Workflow auslösen, wenn der Anruf beendet ist : Sie können einen bestimmten workflow auswählen, der nach Abschluss des Anrufs ausgelöst werden soll
• E-Mail-Benachrichtigung bei Anrufabschluss : Zuletzt können Sie auswählen, an welche Benutzer oder benutzerdefinierten E-Mails eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet wird

 

 

Advanced/Erweiterter Modus

Im Advanced Modus eines Voice AI Agents können Sie folgende Einstellungen klären/bearbeiten:

• Persönlichkeit des Agenten einrichten (Prompt): Wie Sie unten lesen können, handelt es sich hier um eine Standardeingabeaufforderung, die Hintergrundinformationen, Anweisungen, allgemeine Regeln und ein Skript für den Voice AI Agent bereitstellt. Sie können diese Eingabeaufforderung beliebig bearbeiten. Beachten Sie einfach die folgende Anleitung mit Best Practices und Regeln für die Eingabeaufforderung durch KI. Leitfaden „Eingabeaufforderung durch KI 101“ von unserem Entwicklungspartner LeadConnector

Default Prompt (Übersetzt)

HINTERGRUNDINFO:
Einführung: Sie sind Mein Agent 525, ein engagierter Kundendienstspezialist bei „Test Business“, der sich auf die Unterstützung meiner Kunden konzentriert.
Ihr Ziel: Kontaktdaten erfassen und ggf. das passende Tool einsetzen, wenn die Anfrage des Anrufers mit dem konfigurierten Tool-Trigger übereinstimmt.

ANWEISUNGEN ZUR BEARBEITUNG VON ANRUFFRAGEN:
Wenn der Anrufer eine Frage stellt, prüfen Sie, ob die Frage der Auslösebedingung eines Tools entspricht.
1. Wenn die Frage der Auslösebedingung eines Tools entspricht:
- Verwenden Sie das Tool sofort, ohne zusätzliche Informationen einzuholen.
2. Wenn keine Tools verfügbar sind ODER die Frage nicht der Auslösebedingung eines Tools entspricht:
- Informieren Sie den Anrufer höflich, dass sich ein Teammitglied mit einer Antwort bei ihm melden wird.
- Lenken Sie das Gespräch wieder auf das Sammeln der verbleibenden Kontaktinformationen, ohne näher auf ihre Frage einzugehen.

ALLGEMEINE REGELN ZUR BEHANDLUNG VON ANRUFERFRAGEN:
- Fragen Sie nicht nach weiteren Einzelheiten zu Ihrer Anfrage und wiederholen Sie nicht wörtlich denselben Satz.
-Halten Sie sich nur an die bereitgestellten Informationen: Antworten Sie nur mit Informationen, die in der Eingabeaufforderung oder den Tool-Anweisungen angegeben sind. Fügen Sie keine zusätzlichen Details hinzu, die nicht angegeben wurden. Wenn die vom Anrufer angeforderten Informationen in der Eingabeaufforderung nicht angegeben sind, sagen Sie, dass sich ein Teammitglied mit einer Antwort an ihn wenden wird.
-Vermeiden Sie Annahmen und Verallgemeinerungen: Sie dürfen nur mit den in der Eingabeaufforderung bereitgestellten Informationen arbeiten. Bestätigen, folgern oder erraten Sie keine Details, die nicht explizit angegeben sind.
Wichtiger Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie sich auch nach mehreren Rückfragen des Anrufers während des Gesprächs weiterhin strikt an die gegebenen Anweisungen halten. Gehen Sie nicht davon aus, verallgemeinern Sie nicht und folgern Sie nichts, das über das Gegebene hinausgeht. Halten Sie sich immer an das Skript und vermeiden Sie das Hinzufügen von Informationen, die nicht ausdrücklich erwähnt wurden.
 

SCRIPT-ANLEITUNG FÜR EINGEHENDE ANRUFE:

1. Gewährleistung einer schnellen Unterstützung:
Anweisung: Versichern Sie dem Anrufer einen umgehenden Rückruf durch unser Team und betonen Sie dabei unser Engagement für die Zufriedenheit seiner Kunden.

2. Fazit des Anrufs:
Anweisung: Beenden Sie das Gespräch, sobald Sie die Fragen des Anrufers beantwortet und die gewünschten Einzelheiten eingeholt haben, indem Sie sich noch einmal beim Anrufer bedanken, ihm versichern, dass sein Anliegen bearbeitet wird und ihm einen schönen Tag wünschen.

 

 

 

• Richten Sie Aktionen ein: beispielsweise Anrufweiterleitungen, das Auslösen eines workflow , das Aktualisieren des Kontaktfelds oder das Senden einer SMS.

Aktion „Call Transfer“

Wie Sie im Bild unten sehen können, können Sie mehrere Szenarien erstellen, wann der Voice AI Agent einen Anruf weiterleiten soll. Geben Sie die folgenden Informationen an:

• Aktionsname : Geben Sie einen Namen für die Aktion „Anrufweiterleitung“ ein.
• Telefonnummer, an die weitergeleitet werden soll : Geben Sie eine Telefonnummer ein, an die die Weiterleitung bei positiver Bedingung weitergeleitet werden soll.
• Wann soll die Anrufweiterleitung erfolgen? : Definieren Sie klar das Szenario und die Situation, in der die Weiterleitung erfolgen soll
• Was vor der Weiterleitung des Anrufs gesagt werden soll : Der Voice AI Agent sagt den bereitgestellten Text, bevor er den Anruf weiterleitet.

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, eine Gesprächsweiterleitung zu löschen oder eine neue zu erstellen.

 

 

Aktion „Trigger a Workflow“

Sie können auch einen workflow auslösen, wenn ein bestimmtes Szenario während des Anrufs stattfindet. Erstellen Sie hier auch mehrere Trigger. Geben Sie dazu einfach die folgenden Informationen an:

• Aktionsname : Geben Sie einen Namen für die Aktion „Workflow auslösen“ ein.
• Wählen Sie einen Workflow aus : Wählen Sie einen veröffentlichten workflow aus, der ausgelöst wird, wenn die Bedingung erfüllt ist
• Wann soll der ausgewählte Workflow ausgelöst werden : Definieren Sie klar das Szenario und die Situation, in der der workflow ausgelöst werden soll.
• Was gesagt werden soll, wenn der workflow ausgelöst wird : Der Voice AI Agent sagt diese Nachricht, wenn die Bedingung zum Auslösen des workflow erfüllt ist

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einen Workflow-Trigger zu löschen oder einen neuen zu erstellen.

 

 

Aktion „Update Contact Field“

Aktualisieren Sie ein bestimmtes Feld eines Kontakts in unserer CRM-Funktion „ Contacts “. Diese Aktion entspricht der vordefinierten Einstellung „Vom Kontakt zu erfassende Details“ im Standard-/Einfachmodus von Voice AI Agents. Geben Sie die folgenden Informationen ein, um festzulegen, welche Felder aktualisiert werden sollen:

• Aktionsname : Geben Sie einen Namen für die Aktion „Kontaktfeld aktualisieren“ ein.
• Welches Kontaktfeld soll aktualisiert werden : Wählen Sie ein Feld aus, das aktualisiert werden soll, zum Beispiel „Vorname“ oder „Stadt“.
• Was im Feld aktualisiert werden soll : Definieren Sie, welche Informationen der Voice AI Agent im CRM finden und aktualisieren soll
• Beispiele : Geben Sie Beispiele für den Voice AI Agent an und trainieren Sie ihn anhand dieser Informationen, damit keine Fehler auftreten

Hier haben Sie auch die Möglichkeit eine „Feldaktualisierung“ zu löschen oder eine neue zu erstellen.

 

 

Aktion „Send SMS“

Definieren Sie bestimmte Szenarien, in denen der Voice AI Agent eine SMS an die Telefonnummer des Kontakts senden soll. Geben Sie die folgenden Informationen an:

• Aktionsname : Geben Sie einen Namen für die Aktion „SMS senden“ ein.
• Nachrichteneingabe : Wählen Sie eine SMS-Vorlage aus, die bereits in Ihrem Unterkonto vorhanden ist, oder geben Sie hier eine Nachricht in das Textfeld ein. Diese Nachricht wird per SMS an den Kontakt gesendet.
• Wann soll die SMS-Zustellung erfolgen? : Definieren Sie klar das Szenario und die Situation, in der die SMS-Nachricht ausgelöst werden soll
• Was vor dem Senden einer SMS gesagt werden muss : Der Voice AI Agent sagt diese Nachricht, wenn die Bedingung zum Senden der SMS erfüllt ist

Hier haben Sie auch die Möglichkeit eine „SMS senden Aktion“ zu löschen oder eine neue zu erstellen.

 

 

 

• Anrufzusammenfassungsnotiz : Eine Standardeinstellung, die hier nicht bearbeitet werden kann, ist, dass automatisch eine Anrufzusammenfassung als Notiz für den Kontakt erstellt wird.
• Einen Workflow auslösen, wenn der Anruf beendet ist : Sie können einen bestimmten workflow auswählen, der nach Abschluss des Anrufs ausgelöst werden soll
• E-Mail-Benachrichtigung bei Anrufabschluss : Zuletzt können Sie auswählen, an welche Benutzer oder benutzerdefinierten E-Mails eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet wird

 

 

Über die Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie zum nächsten Schritt „Telefon & Verfügbarkeit“. Hier können Sie eine Telefonnummer für den Voice AI Agent auswählen oder eine neue Nummer kaufen. Der Voice AI Agent nimmt den Anruf entgegen, wenn die zugewiesene Benutzer- oder Weiterleitungsnummer nicht abhebt.

Definieren Sie auch die Arbeitszeiten des Voice AI Agent. Lassen Sie ihn entweder rund um die Uhr aktiviert oder legen Sie die Arbeitszeiten für bestimmte Wochentage fest.

Klicken Sie auf „Speichern“ und der Voice AI Agent wird generiert.

Bearbeiten/Löschen Sie Ihre Voice-AI-Agenten:

Bearbeiten oder löschen Sie Ihre vorhandenen Voice AI-Agenten, indem Sie auf das „Symbol mit den drei Punkten“ am rechten Ende des gewünschten AI-Agenten klicken. Es werden zwei Schaltflächen angezeigt – „Bearbeiten“ und „Löschen“.

Wenn Sie auf „Edit“ klicken, gelangen Sie zum folgenden Bildschirm mit den folgenden Registerkarten und Optionen zum Konfigurieren des ausgewählten Voice AI-Agenten, wie Sie in den folgenden Bildern sehen können. Wenn Sie weitere Informationen dazu benötigen, was die zu konfigurierenden Optionen bewirken, gehen Sie eine Überschrift nach oben und lesen Sie den „Erstellungsprozess eines Voice AI-Agenten“.

Registerkarte „Agent Details“

 

 

Registerkarte „Agent Goals“

 

 

Registerkarte „Phone & Availability“

 

 

Registerkarte „Call Logs“

 

 

Testen Ihres Voice-AI-Agenten:

Nachdem Sie Ihren Voice AI-Agenten konfiguriert haben, müssen Sie seine Funktionalität unbedingt testen, um sicherzustellen, dass er wie erwartet funktioniert. Um Ihren Agenten zu testen, gehen Sie zum Abschnitt „Voice AI-Agenten “ und wählen Sie den Agenten aus, den Sie testen möchten. Verwenden Sie den Abschnitt „Test your Agent“, um eine Anrufinteraktion zu simulieren. Während des Tests können Sie überprüfen, ob der Agent genau auf Anfragen reagiert, die richtigen Informationen sammelt und dem beabsichtigten Anrufverlauf folgt. Auf diese Weise können Sie mögliche Verbesserungen bei den Antworten oder der Logik erkennen, bevor Sie den Agenten live schalten. Indem Sie Ihre Voice AI-Agenten regelmäßig testen, können Sie Ihren Anrufern ein nahtloses und professionelles Erlebnis gewährleisten.

1. Anrufernummer auswählen : Wählen Sie die Telefonnummer, unter der der Agent Sie anrufen wird. Sie müssen zunächst in den „Telefonnummern“-Einstellungen eine Telefonnummer kaufen.
2. Geben Sie Ihre Telefonnummer ein, mit der Sie den Testanruf empfangen möchten.
3. Klicken Sie auf „Call me“ und beantworten Sie den eingehenden Anruf, um wie ein Anrufer mit Ihrem KI-Agenten zu interagieren.

Hauptmerkmale von Voice AI Agents

• Anpassbare Antworten: Passen Sie die KI an den Ton und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
• Anrufdatenerfassung: Erfassen Sie wichtige Anruferinformationen wie Namen und Anfragen zur Nachverfolgung.
• Nahtlose Integration: Integriert sich mit workflows, Automatisierung und CRM- Funktionen.
• 24/7-Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass Anrufe immer beantwortet werden, und verbessern Sie so die Kundenzufriedenheit.
• Skalierbare Lösung: Verwalten Sie mehrere KI-Agenten für unterschiedliche Abteilungen oder Zwecke.

Best Practices für den Einsatz von Voice-AI-Agenten

1. Anrufskripte anpassen: Passen Sie den Anruffluss Ihren Geschäftszielen an.
2. Regelmäßig testen: Stellen Sie durch regelmäßige Tests sicher, dass der KI-Agent korrekt auf Abfragen reagiert.
3. Überwachen Sie die Anrufanalyse: Verwenden Sie Anrufberichte, um die Leistung zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
4. Legen Sie klare Arbeitszeiten fest: Optimieren Sie die Betriebszeiten des KI-Agenten entsprechend Ihren Geschäftszeiten.
5. Integration in Workflows: Kombinieren Sie Voice-AI-Agenten mit Automatisierungs/workflows für nahtlose Nachverfolgungen und Datenerfassung.

FAQs

Abschluss

Voice AI Agents revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Anrufe abwickeln, indem sie die Kommunikation automatisieren, wichtige Informationen sammeln und einen konsistenten, qualitativ hochwertigen Kundensupport bieten. Mit anpassbaren Einstellungen, nahtloser Integration und erweitertem Anrufflussmanagement sorgen Voice AI Agents dafür, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt. Beachten Sie, dass die Voice AI Agents-Funktion ein nutzungsbasierter Service von Wind Solutions ist. Das bedeutet, dass Ihnen die Nutzung von Voice AI Agents in Rechnung gestellt wird. Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Übersicht: Abrechnung und Abonnement“.

Nutzen Sie Voice AI noch heute, um Zeit zu sparen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Geschäftseffizienz zu verbessern!